Tech & Tacheles

Denis: Hi Marco, freut mich
erstmal, dass du dabei bist.

Wir haben heute, glaube ich, eine
ganz spannende Folge vor uns.

Ein Thema, was einen auch privat
immer wieder beschäftigt und zwar

Digitalisierung von Hausverwaltungen.

Welche Prozesse man dort so ein
bisschen anfassen kann, wie man

das optimieren kann und teilweise
auch Sachen automatisieren kann.

Genau, vielleicht wenn du dich vorstellst
zu deinem Background so ein bisschen, ihr

habt eine Hausverwaltung, verschiedene
Immobilien die ihr irgendwie managt

und du hast aber so einen ganz anderen
Background tatsächlich so ein bisschen

aus der IT und bist eigentlich nur in
das Thema Hausverwaltung reingefallen,

weil es ein Familienbetrieb ist.

Vielleicht kannst du da so ein paar Takte
dazu sagen, wie es dazu gekommen ist,

was so der Plan ist und dein Background.

Marco: Genau.

Hi, Dennis.

Ja, mein Name ist Marco Gronower.

Ich arbeite aktuell, wie
gerade schon vorgestellt, im

Familienunternehmen Drexler & Co.

der Familie Kohle.

Wir haben gedacht, dass ich
hier als Nachfolger einsteige

Bin jetzt ganz dankbar, dass

Denis: Dank

Marco: direkter Übergang
stattfindet weil wir IT-seitig

ein bisschen aufräumen müssen.

Ich komme ursprünglich aus dem Bereich
Digitalisierung und Prozessoptimierung

und habe das mehr oder weniger gelernt,
hands-on nach dem Studium bei einer

900-Mann-großen Firma namens M&P

Denis: Dank.

Marco: bisschen anders.

Denis: Vielen Dank.

Marco: E-Mails und Telefon.

alles schon schön mit Dokumentation
online, im Taskmanagement,

im Vorgangsmanagement.

Und da war der Shift dann sehr groß,
als ich ins Familienunternehmen reinkam.

Und es war ein beeindruckendes Erlebnis
das zu sehen, wie man alle Digitalen

Tools, die wir heutzutage nutzen, sowas

Denis: Dank.

Marco: wie man das alles
auch auf Papier machen kann.

Also Hands-on das war wirklich
beeindruckend zu sehen dann gibt es

anstatt ein kalender mit 365 tagen in
outlook gibt es dann Eine mappe mit 365

fächern und dort wird dann das papier
reingelegt mit der arbeitsanweisung

die an diesem tag fällig ist das ist

Denis: mappe mit 365 fächern
für jeden tag wirklich okay

Marco: hatten Kopievorlagen, da hat man
handschriftlich dann die Kontrollsummen

gebildet für Excel-Tabellen, die jemand
anders mal angelegt hatte, damit man

nochmal nachkontrolliert, es war, es ist

Denis: Mhm.

Marco: sind zwar sehr organisiert
und es funktioniert auch alles

wunderbar, es ist halt einfach nichts

Denis: Mhm.

Marco: ein ERP-System, wie alle
Hausverwaltungen, zur Buchhaltung zur

Objektbuchhaltung und die Nebenkosten
werden uns dadurch rausgegeben.

Die Anwendung dieses ERP-Systems
war jetzt nicht ganz ideal, man

hat sich da über die Jahre...

Ja, arrangiert, wie man das am besten
in seinen doch größtenteils noch

papierlastigen Prozess mit integriert.

Das alles umzustellen das ist jetzt
seit letztem Jahr meine Aufgabe und da

im Moment ja die technische Entwicklung
sich doch sehr weit Richtung KI nimmt

Organisiert möchte ich das eigentlich

Denis: Vielen

Marco: aufbauen, dass wir

Denis: Dank.

Marco: ist sehr herausfordernd für mich.

Ich

Denis: Vielen Dank

Marco: wir arbeiten.

Und es gibt da auch sehr viele
Tools-Anbieter wirklich gute Ideen haben

und die gut mitbringen, aber es ist
eben wie gesagt nicht so einfach, vor

allem weil diese Tools teilweise ein
bisschen abgegrenzt sind voneinander

und nicht miteinander arbeiten.

Denis: Bevor wir direkt in die Tools
springen und Digitalisierung etc.,

was macht deine Hausverwaltung
eigentlich genau?

Also ich weiß gar nicht, ob
man da einen Einblick hat.

Ich meine, ich kenne es aus dem Privaten
ich habe eine grobe Vorstellung,

aber eigentlich für mich ist es so,
Heizung ist ausgefallen, please fix,

üblicherweise sonst habe ich keinen
Kontakt mit der Hausverwaltung.

Was sind so die täglichen Aufgaben

Marco: also letztlich sind wir
eine Verwaltung mit relativ wenig

Objektbestand die wir aber sehr genau
verwalten und darunter sind nicht nur

Wohnimmobilien wo man es jetzt aus dem
privaten Umfeld sieht, sondern eben auch

Gewerbeimmobilien und dabei auch eben auch

Denis: Vielen Dank.

Marco: Das heißt, das ist alles von,
nennen wir es normalen Supermärkten

Denis: Vielen

Marco: Besondere Sachen.

Wir haben zum Beispiel einen Parkplatz,
den wir auch teilweise selber mit

Denis: Dank.

Marco: Das Ganze ist Ist
historisch gewachsen.

Einfach dadurch, dass es ein
Familienunternehmen ist, haben dann

doch Familienmitglieder immer ihren
Favorite und das wird dann damit

aufgenommen und dann wird da eben eine
neue Sonderkonstellation geschaffen.

Das ist eine Herausforderung, die
sich bei uns natürlich extrem gibt und

die tägliche Arbeit ist grundsätzlich

Denis: Dank.

Marco: Die sich am Anfang des Monats
bei uns größtenteils stattfindet.

fällt jetzt auch zum Beispiel,
dass man Mieten indexiert

oder Staffelmieterinnerungen
versendet, also die klassische

Denis: Dank.

Marco: macht, dass man Nachfolger
Nachmieter findet, dass man

damit die Übergabe richtig macht.

Dann haben wir natürlich Vorgänge.

technische

Denis: Vielen Dank Vielen

Marco: gerne erwähnen das

Denis: Dank

Marco: an einem Sonntagnachmittag kommt
vor und an den Tagen, wenn man natürlich

alles auf Papier hat, ist man ein

Denis: Ja, Und wie sieht es dann, also
was ist alles auf Papier dann tatsächlich?

Ich kenne es, ich schreibe
da irgendwie eine E-Mail hin.

Geht die E-Mail an einen Kollegen
irgendwie weiter oder ist es wirklich

dann einfach so Post-its, To-dos,
wie es üblicherweise abläuft?

Marco: also wir sind ja jetzt schon ein
bisschen weiter, letztes Jahr war es

wirklich noch mit Zetteln, also das sind
so wunderbare, wenn man einen Kontoauszug

ausdruckt dann kommt immer so eine

Denis: Danke.

Marco: namens Casavi angeschafft.

Es bedeutet, mittlerweile sind wir
tatsächlich so weit, dass wenn eine

Denis: Vielen

Marco: können wir mit einem Klick
eben einen Vorgang anlegen Und

dann gibt es auch Empfehlungen, was

Denis: Dank

Marco: also jetzt nicht, wenn jemand
im Aufzug drin steckt, das ist

nämlich tatsächlich dann eine Aktion
von Notruf und für die Feuerwehr,

aber jetzt, wenn der Aufzug nicht
funktioniert, dann schickt man

meistens den Hausmeister hin, der...

Denis: Vielen

Marco: kann.

Wenn nicht, dann ruft man
die Aufzugswartungsfirma.

Dann wenn die das nicht kann, dann gibt
es meistens noch einen Folgeauftrag

beziehungsweise die können es dann
meistens schon, aber brauchen halt

ein Ersatzteil und schreiben dann ein
Angebot, dann entscheidet man sich dazu.

Wir haben natürlich auch viel größere
Vorgänge wie sowas wie Sanierungen oder

Baumaßnahmen dann tatsächlich eine gesamte
Wohnung einfach komplett kernsaniert

wird oder auch nur Teile eine Küche etc.,

wo dann auch mit mehreren
Dienstleistern zusammengearbeitet wird.

Da bietet Casavi auch sehr
nette Funktionalitäten, die

uns wirklich auch weiterhelfen
Genau, also soweit sind wir schon

Denis: Dank.

Marco: wie gesagt, diese
Vision, dass Casavi nicht

Denis: Vielen

Marco: für uns als Tool existiert weil

Denis: Und bist du, seid ihr da jetzt
irgendwie speziell in dem Bereich

unterwegs oder ist das gerade bei
allen Hausverwaltungen so, dass die

so einen Digitalisierungsdruck merken?

Also...

Marco: hat einen extremen
Digitalisierungsdruck

bei uns in der Branche.

Das liegt vor allem daran, weil
viele Hausverwalter sind ähm Diese

Boomer-Generation, die jetzt dann auch

Denis: Mhm.

Marco: es kommt natürlich auch was nach,
aber ich würde es so formulieren die

Arbeitsweise der Generation, die jetzt
dann bald den Arbeitsmarkt verlassen

wird, die ist schon sehr besonders,
die sind sehr geduldig und sehr akkurat

und können wirklich gut arbeiten
Ordentlich Sachen abarbeiten, was unsere

Generation überhaupt gar nicht mehr kann.

Also wenn man mich hinsetzt und
mir sagt, ja, tipp mal diese

Rechnungsnummer ab und das mache ich

Denis: Vielen Dank.

Marco: dann habe ich ungefähr 40 Fehler.

Wir hatten hier eine Mitarbeiterin, die
war 25 Jahre hier, die hat das geschafft,

jeden Tag 30 Rechnungen abzutippen und die
hat vielleicht ein Fehler im Jahr gemacht.

Das führt dazu, dass wir jetzt
natürlich einen enormen Druck in der

Denis: Untertitelung ZDF

Marco: nicht nur bei uns, sondern auch
in der Branche, Die Anforderungen vom

Markt, nicht nur aufgrund des, also
nicht nur der Arbeitermangel wird ein

Problem, sondern auf der anderen Seite
kommen natürlich enorme Herausforderungen

durch die rechtliche Situation.

Wir

Denis: Ja.

Marco: Anforderungen an Feuermelder,
Wartungsthematiken, Reinigungen

werden immer genauer müssen immer
genauer dokumentiert werden.

Und wenn man das alles eben
auf die gleiche Art macht, dann

funktioniert es nicht mehr.

Zudem kommt noch eine Sache,
und das darf man eigentlich

nicht ganz vergessen, die KI.

Und zwar ist das eigentlich so ein Punkt,
man muss den Weg nicht gehen, aber jeder

Denis: Dank.

Marco: ist irgendwie gleich, ob jetzt ein
Aufzug kaputt ist oder ob, Das Tor kaputt

ist, ist letztlich für die Hausverwalter
eigentlich die gleiche Schiene.

Es gibt immer den

Denis: Vielen Dank.

Marco: Klar, man hat Notfallsituationen
oder Sachen, dass es besonders

dringend ist, wo man vielleicht
ein bisschen abweicht.

Man verrechnet das vielleicht anders.

Bei einer Gewerbeeinheit
zahlt es meistens der Mieter.

Aber im Endeffekt kann man wirklich
durch Bedingungen relativ gut

sagen, okay, So kannst du das
jetzt selber lösen zu einer KI.

Und da

Denis: Vielen Dank.

Marco: was ich kurz
versucht habe anzusprechen.

Die Software, die es im Immobilienmarkt
gibt, im Verwaltungsmarkt, die

funktionieren sehr gut auf einem Server
installiert und ohne Schnittstelle.

Denis: Vielen Dank.

Marco: wenn man die Großen auf dem Markt

Denis: Vielen Dank.

Marco: wie Powerhouse, Amazon Cram
Solutions hat X-House, die haben

wunderschöne Softwares die wirklich
alles mitbringen, Vorgangsmanagement,

ERP-System und Dokumentenmanagement
man kann sich da wirklich schön auf

deren Server die Software installieren
lassen, schaltet sich dann mit einem

VPN da drauf und arbeitet dann.

Und jetzt kommt allerdings eben sowas
wie Copilot oder ChatGPT und kann auf

diese Daten nicht zugreifen Und die
Softwarehersteller kommen natürlich

jetzt auch langsam auf den Grip, dass
sie KI mit anbieten müssen, sind halt

aber dann doch, und da muss man sagen,
es gibt auf dem Markt wahnsinnig viele

von diesen Softwares, nicht so weit.

Wir haben meistens dann so
Prozessautomatisierungstools wie

Power Automate, wo man dann sich
selber mit Track and Drop seine

Denis: Mh.

Marco: ist wirklich gute Ideen ja,
und es funktioniert auch sehr gut.

In der Hausverwaltung, in diesen ganzen
Softwares mangelt es so ein bisschen

an den Schnittstellen und dann kommt
eben eine Software wie Casavi und die

schafft es, die Hersteller zu überreden
dass sie eine Schnittstelle bekommen,

dass sie wenigstens die Daten aus dieser

Denis: Vielen Dank.

Marco: aber das funktioniert halt
eben auch nur, weil sich Casavi sehr

da reingehängt hat, das zu bekommen.

Und die bekommt dann
eben auch nur Daten raus.

Also von einem wirklichen Ecosystem
sprechen wir jetzt noch nicht.

Und es

Denis: Vielen Dank.

Dank.

Marco: Datentransfer relativ gut bezahlen.

Das haben die gut erkannt,
das funktioniert auch gut.

Aber ist eben für uns in unserer
Größe mit, also wir sind so ziemlich

klein von der Hausverwaltung,
weil wir eben auch uns relativ

Denis: ist klein, was ist groß?

Ich habe da gar keine
Vorstellung bei Hausverwaltung.

Marco: also wir haben jetzt gerade mal
27 Objekte und liegt daran, dass wir

eine Eigenbestandsverwaltung sind, das
heißt, gehören uns auch und wir achten

da sehr drauf, wie die Objekte gehandhabt
werden, wie wieder gearbeitet wird.

Es gibt durchaus auch Hausverwaltungen,
ich habe zum Beispiel mal ein paar

gesehen, wo ich auch tatsächlich technisch
mitgearbeitet habe, da reden wir von 6.000

bis 500.000

Einheiten.

Denis: Ja ist ordentlich.

Marco: bedeutet jetzt Wohneinheiten
im Objekt und ich meinte 27 Objekte

also Objekte wir haben vielleicht
150 Einheiten und da spricht man dann

wirklich von einem ganz anderen Prozess.

Also es geht dann

Denis: Ja.

Marco: Aber im Endeffekt funktioniert
das dann alles schön über diese

Softwares die ich beschrieben habe,
diese Monolith-Softwares da ist alles

schön drin, man kann sich dann die
Nebenkostenabrechnung einmal mit

einem Klick rausgeben für das ganze
Objekt, die sind auch in der Sicht

viel besser als für aufgestellt, das
muss man auch sagen und wenn man diese

Denis: Vielen Dank.

Marco: richtig ordentlich
einrichtet, dann...

die auch wunderbar.

Aber aus meiner Sicht mangelt eben für
die die Befähigung, KIs mit ihrer Software

einzubinden, weil sie die Kapazitäten
nicht in der Programmierung haben.

Und dadurch, dass sie es nicht
zulassen dass Schnittstellen

entstehen haben diese Softwares für
mich eigentlich auch keine Zukunft.

Weil ich muss irgendwann mit Copilot oder
mit Chat-GPT Kommunizieren können mit

einer software das wird die zukunft sein
auch auf dem hausverwaltungsmarkt und da

werden die also das ist aus unserer sicht
der grund warum wir nicht darauf wechseln

Denis: Also so ein bisschen zurückzugehen
eigentlich quasi, wo ist der Druck?

Der Druck ist intern bei euch.

Also ist das jetzt nicht so, dass
die Mieter sagen, hey Leute, das

funktioniert ja alles gar nicht,
sondern eher so ein bisschen aus dem

Internen heraus, dass ihr Prozesse für
die Mitarbeiter optimieren wollt und

wahrscheinlich auch skalieren, ohne jetzt
Mitarbeiter skalieren zu müssen, oder?

Marco: also wir finden keine Mitarbeiter,
wir möchten skalieren, also nicht nur im

Eigenbestand sondern eben auch extern.

Denis: Vielen Dank.

Marco: eben alles so ein bisschen noch
davon abhängt, dass der Mitarbeiter gut

eingelernt ist, dass der Mitarbeiter
die Sachen in die Hand kriegt, dass

der Mitarbeiter weiß, was er tut und
weil es eben auch am Mitarbeiter hängt.

Und da hingegen ist es intern,
das stimmt, und von extern kommen

allerdings eben diese Anforderungen über
erhöhte Berichterstattungen, dass man

Denis: quasi

Marco: Wartungssysteme hat,

Denis: Regularien.

Marco: rechtliche Regularien.

Da

Denis: Wie nimmst du auf dem Prozess
jetzt deine Mitarbeiter mit, du hattest

eine Kollegin angesprochen seit 25
Jahren dabei, macht keine Fehler,

aber du sagst ja so ein bisschen,
okay, sie macht keine Fehler, aber

zukünftige Mitarbeiter, vor allem eine
jüngere Generation, wird mehr machen.

Wie nimmst du aber die
bestehenden Leute mit?

Weil das ist was, was ich häufig sehe,
wenn ich mit Leuten spreche die sagen,

hey, ich quasi als Nachfolger habe
total Lust, die mitzunehmen Sorry,

was zu machen, aber ich muss auch
mittlerweile die Mitarbeiter einfach

mitnehmen auf diesen ganzen Prozess.

So jetzt bist du relativ native in
dem Software-Bereich Man hört so ein

bisschen raus, du bist total fit.

Also du kennst irgendwie die ganzen
Tools, du redest über Schnittstellen etc.

Soweit sind aber viele nicht, vor
allem bei so einem Geschäftsmodell

was ja eigentlich funktioniert.

Also selbst wenn ihr nicht digitalisiert,
werdet ihr erst mal nicht vom Markt.

Aber ihr lasst ja Geld auf
dem Tisch eigentlich liegen.

Aber keiner wird euch kündigen die
nächsten wahrscheinlich Jahrzehnte.

Marco: Also tatsächlich, aus der
Firma hier kann ich gar nicht so

viel in der Erfahrung mitbringen.

Liegt unter anderem daran,
dass wir hier sehr eng sind.

Also wir sitzen alle in einem Büro Wir

Denis: Dank.

Marco: miteinander.

Ich habe hier jetzt größtenteils
diese Umstellung so gemacht, dass ich

Denis: Vielen

Marco: daneben gesetzt habe
und jedem genau erklärt habe,

Denis: Dank.

Marco: sagt, okay, jetzt ändern
wir den Prozess zum 30.06.

und dann zeige ich einmal grob
wie er abläuft und dann lasse ich

die Mitarbeiter einmal drauf los.

Es geht immer schief, es
ist aber auch völlig in

Denis: Mhm.

Marco: so.

Ich habe das so gelernt, es führt auch
zu viel Unmut, muss ich auch zugeben.

Change Management ist immer Unmut.

Um und beseitigen.

Und ich habe das mit diesem einmal
drauf loslassen und dann danach

ein bisschen korrigieren, habe
ich erkannt in meinem letzten Job.

Wir hatten da sehr viele
Änderungen, wie gesagt.

Da

Denis: Vielen

Marco: viel Lehrgeld bezahlt, weil
ich habe tatsächlich beides probiert.

Ich habe erst probiert, mich wirklich
gut auf so eine Änderung vorzubereiten.

Da ging

Denis: Dank.

Mhm.

Marco: Mitarbeiter geschult, wirklich
30 Minuten, so eine Komplettschulung.

Die Einrichtung war, sie
wussten wenn irgendwas nicht

stimmt, was sie machen mussten.

Es gab einen Service Desk
der war auch informiert.

Das Ganze war ein völliges

Denis: Vielen Dank

Marco: nach dem Launch, war halt
dann der Anrufbutton mit so einem

kleinen Pfeil nach unten angebracht

Denis: Ja

Marco: irgendwie, dann war das
Headset kaputt und der Mitarbeiter,

der Der hat dann angerufen und
hat gesagt Teams geht nicht.

Der Unterschied war, er hat halt davor
immer mit seinem Laptop telefoniert und

dann hat er von uns gehört, dass man jetzt
mit dem Headset telefonieren kann, was Ja

an der Software überhaupt
nichts geändert hatte, aber für

Denis: Ja.

Marco: Schulung so genannt worden und
auf einmal kam eine Beschwerde ja Teams

geht nicht, weil sein Headset kaputt ist.

Denis: Ich glaube, das sind so die
klassischen Helpdesk-Anfragen Computer ist

kaputt und du merkst keine Ahnung, Kabel
nicht eingesteckt oder sonst irgendwas.

Marco: Ja.

vor allem meine Heldesmitarbeiter, die
waren damals aus Asien, die haben das

Denis: Ja Ja ja.

Marco: ich ja auch.

Also ich habe es ja.

selber nicht kapiert als ich
mit ihm telefoniert habe dann.

Und da habe

Denis: Vielen

Marco: Zeit geben, sich
damit zu beschäftigen.

das macht.

Und die Umstellung ist zwei Tage Chaos
und danach funktioniert es aber wirklich

Denis: Ja, ja.

Es ist aber glaube ich immer bei solchen
Schulungen, ich kann mich erinnern

an eine Schulung die ich mal gegeben
hatte vor Jahren an den Kunden, da

ging es irgendwie so ein bisschen in
die Einführung, Softwareentwicklung

React oder sowas war es irgendwie
damals, wie du quasi so ein Frontend

interaktiv irgendwie bauen kannst.

Und die waren total auf jetzt
irgendwie zwei Tage lang

Frontalunterricht und ich zeigte das in
Präsentationen irgendwie vorbereitet.

Haben da irgendwie einen
Notizblock und etc.

ausgepackt und hatte ich auch,
da waren auch ein paar Slides

aber ich habe gemeint, Leute, wir
machen das jetzt hands-on, also ihr

wollt ja so die Basics lernen, wir
gehen jetzt her und programmieren

halt mal ein paar Kleinigkeiten.

Jeder kriegt halt zwei Stunden und
die waren echt Feuer und Flamme die

haben danach gemeint, hey normalerweise
kriegen wir halt einfach nur Schulungen

und irgendwie zwei Stunden oder zwei
Tage liest uns da jetzt jemand was

vor und ich muss einen Pizzen machen
und die waren total begeistert,

selber was machen zu können.

Aber das ist auch das Einzige wie du es
halt machen kannst, also du musst dich da

halt hinsetzen In dem Fall programmieren,
aber halt in deinem Fall einfach testen

Software nutzen, gucken, wo es hakt.

Marco: das ist bei uns ja vor allem
dadurch, dass unsere Prozesse wirklich

komplett vom Papier weggehen auf digital.

Ist es Vorwissen, wie es denn
wirklich digital funktioniert,

auch eben nicht so hoch.

Das heißt, hier in der Firma ist
es wirklich häufig so, dass ich die

Mitarbeiter wirklich erstmal einfach
drauf los lasse und dann gucke,

okay, Ja, sie kommen nicht ganz klar.

mit dem neuen Outlook,
weil die Kontakte nicht

Denis: Ja.

Marco: Letztlich versucht man eben
individuelle Probleme durch kollektive

Maßnahmen zu lösen und das ist
immer schwierig und deswegen bin

ich der Meinung, Dass individuelle
Probleme auch von dem Iduidum

teilweise gelöst werden können.

Und man muss da ein bisschen
dickeres Fell entwickeln.

Wenn man es schnell machen will, und ich
denke, dass man aktuell vor allem in der

Hausverwaltung in der Situation, in der
wir uns befinden, muss man das langsam

schnell machen, weil durch Vorbereitung
und schrittweise gehen brauche ich da

zehn Jahre, muss man halt einfach auch...

Kritik einstecken können, dass
es halt eben nicht mehr so gut

funktioniert wie davor und es dann
einfach auch mal sacken lassen.

Denis: Was macht ihr konkret?

Also das ist so eine Frage, die mir
die ganze Zeit am Kopf schwirrt.

Klar, ihr habt irgendwelche manuellen
Sachen, irgendwelche Zettelchen, die

halt rumfliegen und die versuchst du
dann digital zu packen oder zu machen.

Das sind so die Klassiker.

Aber gibt es irgendwelche Sachen, die ihr
anders macht, wo du sagst Hey, das habe

ich jetzt komplett durchautomatisiert.

Wir müssen Mitarbeiter gar nichts machen.

Marco: Genau, also ich habe
tatsächlich gar nicht, ich habe diesen

handschriftlichen Prozess den es gab,
einmal aufgeschrieben, habe mir den

angeschaut und habe dann gar nicht
schrittweise agiert sondern habe wirklich

komplett green angefangen Das bedeutet

Denis: Vielen Dank.

Marco: die ganzen Daten, wie sie
in dem ERP-System drin waren, zwar

einmal gesichtet und übernommen aber
dann festgestellt, es funktioniert

so nicht, wie ich es gerne hätte
und habe dementsprechend tatsächlich

einfach in so einem Greenfield-Szenario
angefangen Ich habe eine neue Umgebung

aufgesetzt, einen neuen Azure-Tenant,
habe da wirklich alles einmal

Denis: Vielen

Marco: setzen wir da auch auf ein neues
Dokumentmanagement-System mit SharePoint

und binden da jetzt an dieses SharePoint
eben auch Casavi an und haben Casavi eben

Denis: Dank

Marco: von vorne angesetzt, wo wir unsere

Denis: Vielen Dank.

Marco: die Benennung nochmal gerade
gezogen haben, weil das war...

Auch historisch gewachsen.

Da gab es dann irgendwelche interne
Namen, die aber nach außen nicht nicht

kommuniziert wurden und habe das erst
mal einmal komplett gerade gezogen.

Und jetzt hat als wir gewechselt sind
auf diesen Prozess war wirklich für

die Mitarbeiter erst mal alles neu.

Insofern dass es ein komplett
neues Tool war, dass es Die

Arbeitsweise komplett verändert hat.

Man hat nicht mehr Papier von A nach
B getragen, man hat auf einmal eben

dann über Approval über Genehmigungen
gearbeitet bei der Freigabe von

Rechnungen oder von Dokumenten
und das war ein Riesenschiff,

Denis: Dank.

Marco: die eben freigegeben hat
und dass es dann überwiesen wurde.

Das

Denis: Vielen

Marco: verändert.

Und genau so habe ich das erläutert
dass ich eben klar gesagt habe,

Denis: Dank.

Marco: jetzt komme ich aber in
die Situation, dass ich eben nicht

mehr diese Rechnung direkt in die
Hand bekomme digital, sondern ich

bekomme eben diese Genehmigung über

Denis: Mhm, ja.

Marco: muss natürlich alles genauso
drinstehen wie in der Rechnung.

Und hier kam jetzt tatsächlich das
Riesenproblem, dass der Computer...

Natürlich wissen muss, was ist
eine wichtige Information, die in

diesem Genehmigung drin ist und
wie gebe ich die richtig wieder.

Und das ist eigentlich der
größte Arbeitsbereich bei mir im

Moment, und ich würde mal sagen,

Denis: Vielen Dank.

Marco: habe eine Rechnung und
diese Rechnung gehört zu etwas.

Das ist eine Rechnung über eine Heizung,
das ist eine Rechnung für dieses Objekt.

Und da ist aus meiner Sicht die größte
Herausforderung, man jetzt eine Software

wechselt weil jeder Dienstleister
oder Mieter schreibt das anders.

In der Hinsicht war das für uns
super schwierig, weil der Mitarbeiter

bei uns, der kann das, der sieht
das und der weiß sofort, okay, der

Dienstleister der ist bei diesem Objekt

Denis: Aha.

Aha

Marco: Falsches draufsteht auf dieser
Rechnung ich kann das zuordnen.

Denis: Untertitelung Audioqualität

Marco: diese Informationen.

Und da ist eben für uns

Denis: nicht.

Marco: optimieren, damit dieser
Prozess auch viel flüssiger läuft,

weil im Moment muss man das natürlich
noch händisch dann optimieren.

Denis: Jetzt wird es interessant.

Also ich glaube, wenn du vom
Computer sprichst und der

Computer muss das lernen etc.,

ich glaube, da hast du irgendwo
ein LLM mit reinversteckt

in den ganzen Prozess, oder?

Also ihr habt wahrscheinlich irgendein
Language Model, wo du die Rechnung

reingibst und halt sagst, hey guck mal,
die Information hat, schieb das einmal

an den nächsten Mitarbeiter weiter, der
oder die Dame oder Herr muss es freigeben.

Marco: tatsächlich funktioniert
das genau so, ich habe ursprünglich

angefangen mit diesem OCR Labeling
von Microsoft, also Microsoft bietet

wirklich sehr gutes OCR Labeling,
theoretisch mit Syntax SharePoint,

funktioniert für uns gar nicht.

Ich würde jetzt mal behaupten es
liegt daran, dass wir zu klein sind.

Wir haben halt eben nur

Denis: Mhm.

Marco: pro Tag und

Denis: Mhm.

Marco: Firma Tausende und
dementsprechend hat das nicht geklappt

War das nichts für uns und ich

Denis: Mhm.

Marco: Zeit genommen und habe versucht,
das ordentlich einzuführen und es kam

einfach nur Murks raus und dann bin ich
auf den Trip gekommen, ja gut, jetzt

nehme ich mal eine Rechnung, schicke
die in Chat-GPT, also wirklich einfach

Denis: Ja.

Ja.

Marco: habe die da hochgeladen,
habe gesagt, gut, Gibt mir jetzt

die folgenden Informationen raus.

Rechnungsempfänger, Rechnungssender,
Adresse, IBAN, Rechnungsbetrag

Brutto Netto Umsatzsteuer etc.

Das hat wunderbar funktioniert.

Sobald dieses Kontextualisierte dabei
war, hat das super funktioniert.

Das gibt mir genau die Daten raus, wie
ich brauche und die konnte ich auch

genauso theoretisch in den Textfeld
in der SharePoint-Liste einfügen.

Denis: Ja, das ist der massive Unterschied
zwischen OCR und Computer Vision.

Die Erfahrung haben wir auch
gemacht, weil wir im Kundenprojekt

Rechnungen gelabelt haben.

Und also quasi E-Mail-Eingänge
Rechnungen danach irgendwie Labeln,

Datum hochladen klassifizieren etc.

und auch mit OCR quasi angefangen,
weil das so der Klassiker eigentlich

ist, das so ein bisschen rausziehen.

Das underperformt aber komplett.

Einfach ein LLM mit Computer Vision
in Anführungszeichen wo du halt

einfach sagst Hey, guck dir das Bild
mal an, die PDF oder was auch immer.

Was steht da drauf?

Einfach dadurch, dass du diesen riesen
Kontext von der Rechnung hast, er

versteht dann, was die Rechnung ist.

das würde ich auch gerne noch dazu
sagen, weil du vorhin gesagt hast, ein

Mitarbeiter weiß, wenn eine Rechnung
schlecht ist, der Computer weiß es nicht.

Naja, der Mitarbeiter weiß es, weil
er halt die Informationen hat, wie

eine gute Rechnung auszusehen hat und
wie eine schlechte Rechnung aussieht.

Das kannst du dem Computer oder dem
LLM auch bestätigen Beibringen Der

Prompt muss halt entsprechend groß
sein und der Kontext, den du halt

reingibst, dass du sagst, hey, wenn
sowas drinsteht wenn sowas drinsteht,

dann hat er Eventualitäten abdecken.

Also so ein bisschen wie man es den
Mitarbeitern beibringt so kannst du es

tatsächlich auch solchen Language-Modellen
beibringen aber es ist halt gefrickelt

weil du es natürlich sehr Step-by-Step
beschreiben musst, was da passiert.

Marco: und wir haben da jetzt
eben auf Azure KI Search oder

AI Search jetzt gesetzt vorerst.

Das ist leider noch
nicht so ganz funktional,

Denis: Mhm.

Marco: und ich habe auch
keine Datenbanklösung.

Wir sind zu klein für eine eigene
Datenbank, hat halt nie jemand gemacht.

Dementsprechend habe ich nicht so
viele Grundinformationen Wenn ich

jetzt so ein Objekt von uns habe,
wir es mal Sendlinger Tor, ja, und

dann habe ich noch die Straße davon,

Denis: Mhm.

Marco: habe theoretisch das
Baujahr, aber niemand schreibt das

Baujahr drauf auf eine Rechnung.

So,

Denis: Ja, klar.

Marco: schreibt halt Ärztehaus am
Sendlinger Tor, die KI erkennt das

Wort Ärztehaus und ignoriert es am
Sendlinger Tor, das kommt durchaus

vor, und schon habe ich wieder...

Nichts Richtiges und dafür gibt
es eben theoretisch diese Azure

KI Search und wenn man die richtig

Denis: Aha.

Marco: Anscheinend funktioniert das
über eine neue Software namens Fabric.

Das

Denis: ZDF,

Marco: die Grunddaten der Firma,
sowas wie existierende Kontakte,

existierende Objekte etc.

schon in den Kontext mit reinliest.

Und wenn er jetzt eben das Suchergebnis
ausgibt, die Rechnung eben ausgibt nach

welchem Objekt liegt es oder wer hat uns
die Rechnung geschickt, dass er da gleich

den richtigen Kontaktnamen rausgibt.

Und das macht mein Leben dann natürlich
super viel einfacher, Das ist der

große Punkt, wo es gerade hängt.

Also das KI ist ja auch
überall noch in der Beta-Phase.

Das muss man Ja

auch noch dazu

Denis: ja.

Marco: Die Funktionalität der semantischen
Suche wird super stark werden in nächster

Zeit und ich will halt in diesen Zug
mit aufsprengen, weil das wird für

uns der Game Changer sein, wenn das

Denis: Okay.

Marco: diese Agents, wie man das
heutzutage nennt, also kleine

Programmschnipsel, die bestimmte
Tätigkeiten ausführen, kann ich

diese Agents durchführen Zuverlässig
einsetzen und kann dann halt eben

zuverlässig sagen, gut, wenn da jetzt
eine Rechnung kommt und die ist über

diesen falschen Objekt betitelt oder

Denis: Dank.

Marco: kann ich das halt auch eben durch
eine KI diese E-Mail schreiben lassen.

Ich kann dem Dienstleister, den ich Ja.

kenne, kann ich eine E-Mail schreiben
mit, bitte reichen Sie uns noch nach, wo

denn diese Rechnung Die Bearbeitung der
Rechnung, wofür die Rechnung gestellt

wurde, stattgefunden hat und kann dann
eben das auch nachträglich eintragen.

Das ist bei uns übrigens ein
Riesenarbeitsthema, dass die

Dienstleister uns irgendwas Falsches
auf die Rechnung geschrieben haben.

Nicht mal den Betrag oder die Tätigkeiten
sondern einfach Leistungsdatum war

falsch, im falschen Jahr ist es für die

Denis: Untertitelung ZDF

Marco: Mieter steht dann drauf, ja am
Goetheplatz, wir müssen aber ganz genau

draufstehen haben, in welcher Einheit das
war, weil das war zum Beispiel ein WC, das

ausgetauscht wurde, unter 100 Euro Kosten.

Das ist halt der Mieter.

Und da, das ist ein Beispiel, das
kann man natürlich weiterdrehen.

Das ist nicht nur im Rechnungsprozess
auch zum Beispiel im neuen Mietvertrag.

Wenn ich allein diese Information
rausbekomme nach dem Motto, okay

gibt es eine Indexierung, dann

Denis: Vielen Dank.

Marco: mit einer
existierenden Funktionalität.

Und

Denis: ist halt ein wahnsinnig spannendes
Thema, was du eigentlich ansprichst weil

viele Leute machen so ein bisschen einen
Drop-off eigentlich mit KI und Chat-GBT.

Du fragst irgendwas in das Chat-Interface
und dann kommt halt nicht die Antwort.

Ja, das ist ja irgendwie falsch und
mein Kollege hätte das ja irgendwie

sofort gewusst, weil der Kollege
halt die Information einfach hat, was

viele unterschätzen natürlich ist.

Wo Menschen gut sind, ist darin
halt alles Mögliche zu verknüpfen.

Du sitzt irgendwie vor dem Computer
und du hast halt 15 verschiedene

Tools und 15 verschiedene Prozesse,
die du halt irgendwie handeln musst.

Und das ist vor allem
bei mittelständischen und

kleinen mittelständischen
Unternehmen natürlich so.

Du hast für jeden Prozess irgendeine
Software oder irgendein Zettelchen

oder irgendwas und das kann
halt ein Mensch super bedienen.

Und dann sagst du halt ChatGPT
hey, schreib mir mal eine

Rechnung für den Kunden.

ChatGPT weiß nicht, wer der Kunde ist.

Wo es aber richtig spannend wird, und
das ist das Thema, was du halt gerade

angesprochen hast, wenn du deinen
KI-Modellen über halt agentisches

Verhalten oder Rack oder wie auch immer
du es quasi nennen möchtest, diese

Informationen zur Verfügung stellst.

Also deswegen ist dieses Thema Rack quasi
Retrieval Augmented Generation, so groß,

weil das nur ein fancy Wort ist für, ich
gebe halt, Firmen interne Daten in das LLM

als Kontext mit rein, weil das Ding wurde
halt trainiert auf öffentlichen Daten.

Woher soll es denn wissen, wie
dein Prozess intern funktioniert?

Wenn du aber die Kundendatenbank
mit reingibst, wenn du dein internes

Wissen halt mit reingibst etc.,

etc.,

dann wird es spannend, weil dann kannst
du wirklich solche Agenten bauen, wo du

komplette Prozesse automatisieren kannst,
wo das Ding weiß, wer der Kunde ist, es

weiß auch, du hattest einen offenen Case
gerade in Jira oder wo auch immer und

halt kontextbasiert Darauf antworten kann.

Und aktuell stecken wir tatsächlich
so ein bisschen in den Kinderschuhen,

weil es halt komplizierter
ist, diese Agenten zu bauen.

Und du frickelst halt irgendwie mit
entweder Code oder No-Code-Solutions

oder halt irgendwelchen Sachen von
Azure so ein bisschen zusammen.

Ich glaube, über Zeit wird es immer
mehr Produkte geben, wo du relativ

easy einfach deine Wissensdatenbanken
reingeben kannst in solche Modelle

und das dann halt versteht Okay,
das ist eine Hausverwaltung,

das sind alle seine E-Mails.

Easy going.

Marco: Genau, und da scheitert es eben
mit diesen unterschiedlichen Softwares,

wenn ich jetzt Casavi habe, auf der einen
Seite mit dem Vorgangsmanagement, auf der

anderen Seite habe ich ein ERP-System,
auf der dritten Seite habe ich mein

Dokumentenmanagement wie SharePoint,
auf der fünften Vierten Seite habe ich

irgendwas anderes, einen Heizungsableser.

Denis: Ja.

Marco: die Möglichkeit, dass diese
KI eben diese Informationen von

allen Quellen her beziehen kann.

Und

Denis: Ja.

Marco: Hinsicht hätten diese
Monolithen wirklich einen

Riesenvorteil weil da ist Ja,

alles zusammen.

Diese großen Softwares wie Powerhouse.

Allerdings fehlt da eben aktuell
die KI, beziehungsweise die ist

Denis: Ja,

ich bin auch tatsächlich gespannt.

Also ich glaube, dass der Zwischenschritt
wirklich offene Schnittstellen sind.

Das ist auch was was ich beobachte bei
allen möglichen Softwareanbietern die halt

sagen, hey, bis ich KI hier reingebaut
habe, vergehen halt wirklich zwei Jahre,

weil dann brauchst du ein KI-Team.

Da sind andere besser.

Lasst uns doch einfach eine
Schnittstelle dazu bauen.

Also da haben wir gerade Nicht
ähnlich, aber aus der Hotellerie

tatsächlich, diese ganzen Software,
wo du halt ähnliche Probleme hast.

Du hast verschiedene Properties, die
du irgendwie managen musst, noch mehr

Leute, die du irgendwie managen musst.

Und die ganzen ERP-Systeme
dahinter, da kann dich jeder

seine eigene KI mit reinfrickeln.

Und es geht gerade so ein bisschen in
eine Richtung, die wir beobachten dass

halt alle sehr Schnittstellen offen sind
und dann sagen, naja, die Agenten kannst

du bauen, wenn du halt meine Daten oder
unsere Daten aus dem System bekommst.

Das finde ich schon ziemlich interessant,
weil ich bin sehr skeptisch ob langfristig

jede Software halt Riesen-KI mit dabei
hat, weil, wie du vorhin gesagt hast

das ist ein sehr schnelllebiger Markt.

Marco: Also

Denis: von, keine Ahnung, GPT-3 auf
4 hat sich wahnsinnig viel geändert.

Und da aber die ganze Zeit
up-to-date zu sein als irgendwie

Hausverwaltungssoftware, das
kann ich mir nicht vorstellen.

Ich glaube, das wird eher
über Integration gehen.

Marco: und da scheitert es jetzt
aber eben, dass die meistens

eben auf ihren Daten sitzen.

Leider ist es echt schwierig bei
uns in der Branche, eine Lösung zu

finden, die Schnittstellen offen ist.

Und ich bin da gespannt, was sich tut.

Also wie gesagt, es gibt Arion, die das
Problem verstanden haben, die sich das

aber auch sehr gut entlohnen lassen.

Und dann gibt es auf der anderen Seite

Denis: Ja.

Marco: eben nur Murks raus, weil die
halt das mit der Kontextualisierung

noch nicht richtig hinbekommen haben
und nur Chat-GPT mit reinhelfen.

Denis: Hast du irgendwo mal Lehrgeld
bezahlt in dem ganzen Prozess wo du gesagt

hast, ich war jetzt irgendwie overhyped
oder das hat gar nicht funktioniert,

wie ich mir das vorgestellt habe?

Marco: also definitiv Ich habe
sehr viel Lehrgeld bezahlt bei

eigentlich jedem Schritt jetzt.

Es liegt unter anderem

Denis: Vielen Dank.

Marco: mir direkt natürlich angetragen
wie gesagt, Familienunternehmen.

Denis: Vielen Dank.

Marco: letztlich aber dazu, dass ich
auch mal was zurücknehmen musste.

Also ein konkretes Beispiel ist, wir
hatten das Dokumentmanagementsystem,

haben wir eben ausgerollt wollte ich gerne
ausrollen die funktionsweise genau wie

vorhin beschrieben im dokument wird da
hochgeladen das wird gescannt die daten

werden erfasst semantisch erfasst nach
welchem objekt welcher kontakt welcher

vorgang und wird dann auch so abgelegt
in der ordnerstruktur die natürlich

jetzt völlig anders aussieht als die
dienen historisch gewachsen war weil

die historisch gewachsene logisch für
menschen ist aber nicht für eine maschine

und Hat dazu geführt, dass ich ein
Objekt probeweise vorgestellt habe, wie

jetzt die neue Ordnerstruktur aussieht.

Dieses tolle Analysieren des Dokuments,
die semantische Zuweisung, was mich

jetzt wirklich Monate Arbeit gekostet
hat, ist völlig ignoriert worden.

Man hat nur noch gesagt,
die Ordnerstruktur sieht

jetzt anders aus, da finde

Denis: aufgrund der nicht möglich

Marco: dass wir jetzt...

Einen Schritt zurückgehen und wir
haben es jetzt nur für die Rechnungen

erstmal freigeschalten und der Ziel von
mir ist, dass die Arbeitsweise jetzt

ein bisschen geändert wird, dass jetzt
nicht mehr, also im Moment ist alles

in dieser Ordnerstruktur drin und auch
zum Beispiel wenn jetzt das Rechnung zu

schreiben ist, dann wird da sozusagen
eine Dummy-Rechnung und die wird dann erst

später angepasst in der Ordnerstruktur.

Und somit das nächste für mich
ist jetzt, dass halt eben ein

Ausgangsrechnungsprozess besteht,
damit aus dieser Ordnerstruktur

diese Dummy-Rechnungen verschwinden.

Dann kommt danach eben bei Verträgen
dass man diese Vertragsentwürfe nicht

mehr in diese Ordnerstruktur reinfasst,
sondern nur der finale Vertrag.

Weil dann Glaube ich dass die Akzeptanz
für diese neue Ordnerstruktur, die eben

wirklich basierend ist auf Parametern die
durch die KI ausgelesen werden, welcher

Vorgang das ist, welcher Kunde das ist,
welches Objekt das betrifft, dass das

dann wesentlich höhere Akzeptanz findet.

Denis: Untertitelung ZDF

Marco: natürlich gezahlt, weil ich habe da
Monate Tätigkeit reingesteckt, damit eben

dieses Dokumentenmanagementsystem sich
automatisch schön aufbaut und alles...

Schön auffindbar ist und habe
erstmal als Feedback bekommen,

ja, aber so können wir nicht

Denis: Ja.

Marco: das machen wir kleine
Tippelschrittchen an diesem Stelle

habe ich jetzt mal nicht mit der
Brechstange durchgesetzt, weil ich

durchaus auch das verstanden habe.

Und es wird sich ändern, aber ich mache
es halt jetzt so ein bisschen langsamer

und kann währenddessen natürlich
auch ganz neue Funktionalitäten schon

mit einfügen die ich eigentlich erst
später auf meiner Roadmap hatte und

hoffe dann darauf, dass dadurch die
Akzeptanz sich wesentlich erhöht.

Denis: Okay, klassische letzte Frage
von mir, glaube ich mal aus dem

Bewerbungsgespräch wo siehst du dich
in fünf Jahren mit dem Unternehmen?

Marco: ich hoffe ja eigentlich,
dass ich ja schon in zwei Jahren

soweit bin, dass ich die Prozesse so
automatisiert habe, dass wirklich...

Mit Mitarbeitern nur noch Warnmeldungen
abarbeiten muss, beziehungsweise

Sachen, die halt wirklich so aus dem
Schema rausfallen, dass es wirklich

sich nicht lohnt das auch in ein

Denis: Dank.

Marco: aufbaut, dann kann man
danach wirklich gut wachsen und

man hat das ja auch gesehen.

Großen existierenden Organisationen,
Amazon, Facebook, die sind am Anfang

gar nicht so schnell gewachsen, aber
als sie dann so diesen Punkt hatten, wo

so ihr Prozess funktioniert hat, dann
schließen die los, weil sie halt eben

nicht mehr das Problem haben, dass sie
darauf achten müssen, gut, ich habe jetzt

einen neuen Kunden, sondern ich habe jetzt

Denis: Vielen Dank.

Marco: Kunden dann
funktioniert es halt trotzdem.

Und das sind dann die nächsten drei
Jahre für mich, dass wir da auf den Punkt

kommen, dass wir eben skalieren können,
Sowohl in der Eigenbestandsschiene als

auch in der externen Bestandsschiene
und dass wir da mehr Kunden bekommen

gleichzeitig aber die Mitarbeiter
eben nicht mehr repetitive Tätigkeiten

machen müssen, die aus meiner Sicht
auch völlig uninteressant sind, weil

ich habe sehr viel mit Leuten in
Südostasien zusammengearbeitet und für

die ist das Usus, dass die sozusagen
die verlängerte Werkbank sind von

Helpdesk oder anderen Tätigkeiten in
Europa, die bekommen eine Tätigkeit,

die lernen die perfekt dann haben die in

Denis: Ja.

Marco: noch die Tätigkeit,
genau diese Aufgabe zu machen.

Und das ist es mir
ehrlich gesagt nicht wert.

Ich bin der Meinung, das kann durch
KI ersetzt werden, das kann durch

Agents ersetzt werden und das möchte
ich auch durch Agents ersetzt werden.

Und wenn dann wirklich zu
wenig Arbeit hier übrig bleibt,

dann Und es auch nicht mehr

Denis: Dank.

Marco: einzuführen oder einfach mal
ein bisschen weniger zu arbeiten

und das ist ja auch das Schöne bei
uns in einem Familienunternehmen,

letztlich die Arbeitszeit ist die
Lebenszeit von Familienmitgliedern

oder geschätzten Mitarbeitern und
das möchte ich ja auch nicht mit

wirklich dämlichen Aufgaben zusauen.

Denis: wahnsinnig schöner
Abschluss tatsächlich.

Das finde ich Perfekt zusammengefasst
wie man KI nutzen sollte.

Ich glaube, es gibt immer diese Angst
vor, die würde uns irgendwie abschaffen

oder die Leute brauchen noch Arbeit.

Ich glaube, genau wie du es beschreibst,
es geht darum, die Arbeit weg zu

rationalisieren, auf die halt keiner Lust
hat, sodass die Leute einfach sich auf

spannendere Sachen fokussieren können, wo
einfach der Mensch besser ist als die KI.

Ein wahnsinnig cooles
Gespräch hat Spaß gemacht.

Ich glaube, ich könnte mich noch Stunden
über Hausverwaltungen unterhalten.

Ich denke, da gibt es auch
wahnsinnig viel zu tun.

Ihr seid definitiv auf dem richtigen Weg.

Ich werde das weiter verfolgen.

Ich glaube, jeder, der zugehört hat, wenn
ihr eine moderne digitale Hausverwaltung

braucht, gerne auf den Marco zugehen.

Wer was lernen möchte als Hausverwalter,
wahrscheinlich auch auf den Marco zugehen.

Genau, hat Spaß gemacht.

Ansonsten für alle, die uns auch
in Zukunft hören möchten, gerne

auf Spotify, Apple Music, YouTube
subscriben und bis zum nächsten Mal.

Danke dir.

Ciao.